עם השנים, פותחו מערכות ותוכנות שנועדו להקל עלינו מאוד את העבודה מול לקוחות וספקים. במקום שנצטרך להשתמש בשיטות ישנות של מחברות וספרים או בשיטות מעט יותר מתקדמות של אקסלים או טבלאות שאנחנו יוצרים במסמכים שונים, פותחו תוכנות שנועדו לצורכי ניהול באופן רחב וניהול לקוחות וספקים בפרט.
אחת הדוגמאות הטובות לכך היא מערכת CRM, אשר מאפשרת לנו להזין את כל המידע הנדרש על כל לקוח ולקוח, על השירותים שסיפקנו ומספקים לו, פרטי התקשרות, ועוד שורה ארוכה של פרטים שיכולה לעזור לנו בדרכים שונות.
המטרה של המערכת היא לאפשר לנו לייצר תהליך עבודה הרבה יותר יעיל ופשוט מול כל לקוח, לייצר שרשרת עבודה מהירה ונגישה עבור כל העובדים שלוקחים בה חלק וכן לייצר לעצמנו דאטה בייס שיכול לשרת אותנו בדרכים שונות. מערכות CRM יכולות להתאים למגוון רחב של תחומים ושירותים.
אחת הדוגמאות הטובות לכך, הן חברות שליחויות. כפי שאנחנו יודעים, חברות אלו פועלות מכול לקוחות מתחומים שונים, בין אם מדובר בלקוחות פרטיים, עסקיים, בין אם מדובר בחברות גדולות או קטנות, עבודה על בסיס קבוע, זמני או חד פעמי ועוד. מערכות CRM הן כלי חשוב בתהליך העבודה והקשר מול חברות שליחויות מכל סוג שהוא.
כיצד מערכת CRM יכולה לנהל את העבודה שלכם מול חברת שליחויות
בשביל להבין כיצד מערכת CRM יכולה לשרת חברות שליחויות ולמה הן זקוקות למערכת שכזו, צריך להבין כיצד חברות בתחום זה פועלות.
בעיקרון, חברת שליחויות עובדת באופנים הבאים: אופציה אחת, היא מקבלת שיחה מלקוח שמבקש לבצע שירות שליחות מעכשיו לעכשיו (למשל, במקרה של שליחויות משפטיות או שליחויות דחופות אחרות).
אופציה שנייה, כאשר לקוח מבצע הזמנה של מוצר מחברה מסוימת, וזו פונה לחברת שליחויות איתה היא עובדת במטרה שתאסוף את הפריט ותבצע את המשלוח תוך מספר ימים כפי שסוכם עם מזמין המוצר. ישנם מקרים בהם השליח מקבל הודעה למכשיר הסלולר, להגיע באופן מיידי אל משרד מסוים, לקבל לידיו חבילה ולבצע את המשלוח. הכל תלוי בשאלה כמה דחוף לבצע את המשלוח ומתי החבילה צריכה להגיע אל יעדה.
מערכת CRM מאפשרת לנו לנהל תהליך חכם יותר מול חברות השליחויות השונות מולן אנחנו פועלים. בעזרת המערכת אנחנו יכולים לדעת איזה חברת שליחויות קיבלה מאיתנו משלוח, לאן הוא מיועד, באיזה שלב נמצא המשלוח, מתי הלקוח קיבל אותו. אם נניח אנחנו בית עסק ולקוחות מבצעים מאיתנו הזמנות שונות, אז המערכת מאפשרת לנו לבצע מעקב הרבה יותר חכם מול כל לקוח ובפרט מול כל חברת שליחויות שאנחנו עובדים מולה.
אם נניח אנחנו עובדים במשרד ואנחנו אמורים לבצע שליחויות ללקוחות שונים, אז המערכת מאפשרת לנו לדעת בכל שלב ושלב, איפה המשלוח נמצא, האם השליח של החברה קיבל אותו, האם המשלוח יצא לדרך, האם הלקוח אישר את קבלת המשלוח ועוד. המערכת מאפשרת לנו לשמור על קשר ישיר מול הלקוחות מחד ומאידך מול כל חברת שליחויות, בשביל לדעת בוודאות איפה אנחנו נמצאים. בין היתר, הקשר מתבצע דרך אופציה של שליחת מיילים או הודעות SMS ישירות מהמערכת.
כאמור, אחד היתרונות של מערכת CRM, היא היכולת לאפשר לכל גורם בשרשרת השירות מה מצב ההזמנה. זה נכון בקרב מי שמקבל את ההזמנה, זה נכון לגבי השליחים שמבצעים אותה, מי שאמור לבצע מעקב ופיקוח לגבי שליחויות והזמנות ועוד. כמובן שהמערכת פעילה לא רק במחשבים של העסק, אלא ניתן להשתמש בה גם מהבית או ממחשבים אחרים, מאחר והיא מותקנת על שרתי ענן. כך שהמנהלים יכולים לעקוב בכל שעה ומכל מקום, מה קורה עם כל הזמנה ופנייה לחברה.
